A rotina cada vez mais tecnológica no meio corporativo tem resultado em alterações no comportamento das equipes e nas exigências acerca da digitalização. Ou seja, além de influenciar em parcerias profissionais à distância, plataformas de trabalho em nuvem e com colaboradores atuando de home office, esta alteração propiciou também a reformulação de leis e normativas que tratam diretamente de facilitar o dia a dia de empresas através da tecnologia.
Entre estas leis, podemos citar a Lei da Digitalização de Documentos, um decreto publicado no início da pandemia que permitiu a equivalência da validade jurídica em documentos digitais, caso atendam uma série de regramentos em comparação com a sua versão física. Isto permite uma melhor gestão documental da sua empresa, substituindo as famosas pilhas infinitas de papéis por arquivos salvos com segurança em computadores e servidores.
Esta legislação tem como objetivo elencar os dispositivos técnicos de digitalização para que um documento digital, fidedigno ao físico, tenha o mesmo valor jurídico do original. Desta forma, entende-se como finalidade diminuir a burocracia na gestão documental, dando maior agilidade aos processos internos.
Vale destacar que, antes do decreto ser publicado e passar a valer, as empresas precisavam manter as versões originais em papel para assegurar seu efeito legal. Depois da lei, a depender da validação interna da empresa acerca do conteúdo e da importância histórica, os documentos físicos podem ser descartados após seu processo de digitalização.
Para que este processo seja realizado de forma padronizada em todas as suas aplicações, o Governo Federal definiu diretrizes e mecanismos de segurança para proteger informações e verificar o valor jurídico do documento. Isto se torna ainda mais evidente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que prevê punições para utilização indevida e vazamento de dados.
Entre estes regramentos exigidos, estão a necessidade do documento ser assinado com o certificado digital ICP-Brasil e seguir padrões técnicos e de metadados contando com:
Utilizar de processos para digitalização de documentos agrega benefícios para as empresas que o fazem corretamente, assegurando os seguintes parâmetros:
A digitalização regrada e assertiva, através da gestão documental, permite uma maior facilidade de gerenciamento de seus arquivos, respeitando seu efeito legal. Isto agrega em uma redução no tempo destinado à procura de arquivos guardados, garantindo que as informações sejam acessadas de forma prática, ágil e controlada internamente, além de liberar espaço físico da empresa e reduzir custos com papel, cópia, energia elétrica e mais.
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