O Outsourcing de Impressão, na forma de MPS (Managed Print Services), que é o gerenciamento do parque de impressão e digitalização, é uma realidade que cada vez mais entrega eficiência no dia a dia de muitas empresas, facilitando a rotina corporativa e agregando diversas vantagens. Em suma, trata-se da terceirização no gerenciamento das impressões de documentos e tudo o que está relacionado com a rede de impressoras, como a reposição de suprimentos, manutenção e muito mais.
Da redução de custos, à segurança, neste artigo traremos as principais vantagens de contratar um serviço de Outsourcing de Impressão para a sua empresa. Confira.
Assim como muitos outros serviços, há todo um estudo de projeto para atender as necessidades específicas da empresa. Por isso, o outsourcing de impressão é pensado e calculado a partir da demanda do cliente, levando em conta fatores como quantidade de impressões, se há maior necessidade de digitalização, se a impressão é de cartões ou etiquetas e muitas outras características técnicas do negócio. Desta forma, você contrata o que realmente vai utilizar, sem gastar com capacidade ociosa permanente, nem com manutenção excessiva por equipamento de capacidade inferior.
Terceirizar a gestão de impressão permite também não empenhar colaboradores da empresa para cuidar da sua rede de impressoras. Isto evita que uma pessoa seja colocada como responsável por um ou mais equipamentos dos quais não possui conhecimento técnico adequado, perdendo tempo tentando resolver problemas ou ainda buscando orçamentos com várias empresas para solucionar o problema . Assim, estes profissionais poderão se ocupar especificamente com as suas atribuições, gerando uma maior produtividade para a empresa.
Como explorado brevemente acima, trata-se de um processo extremamente técnico que exige um conhecimento aprofundado sobre o equipamento, que possui um alto valor agregado. Desta forma, quando necessária, a manutenção no Outsourcing de Impressão é realizada por um profissional capacitado e apto a resolver problemas de forma ágil, evitando paradas que podem comprometer todo o processo operacional da empresa.
O Outsourcing de Impressão permite também que a empresa tenha o que há de melhor e mais moderno em equipamentos, mesmo sem ter que investir em ativo imobilizado. Além disso, poderá agregar sistemas internos de gestão que otimizam todos os processos, evitando impressões desnecessárias que consomem folhas, toner e energia. Em suma, tudo o que envolve o serviço de impressão terá um custo fixo mensal, e não mais valores variáveis de acordo com o uso (ou abuso) em impressões de documentos, falta de manutenção ou uso de suprimentos não homologados.
A gestão de impressão está também relacionada com a segurança que a sua empresa agrega no tratamento de documentos e, principalmente, informações sensíveis e sigilosas todos os dias. Afinal, quem nunca imprimiu um documento da sua sala e, ao chegar na máquina, ele não estava lá? Se este documento possui informações sigilosas, significa que o processo teve uma falha de segurança.
Através de softwares e equipamentos modernos, é possível permitir que a impressão só ocorra quando o colaborador digitar uma senha, por exemplo, protegendo o conteúdo do documento. Desta forma, o tratamento está de acordo com o que prevê a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
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